Managed Mail Archive

wir regeln das mit deiner IT

Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste

Mit Managed Mail Archiv bieten wir ein Produkt an, mit dem du den gesetzlichen Anforderungen einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung nach GoBD nachkommst.

Rechtssichere Email-Archivierung nach GoBD: einfach die Aufbewahrungsrichtlinien definieren, der Manipulationsschutz ist nativ bereits gegeben.

Verschlankung von Postfächern um bis zu 70% indem die Mails archiviert werden und automatisert nur noch aus dem Archiv erreichbar sind

durch die Cloud based Infrastruktur musst du dir nie wieder Sorgen um Speicherplatz oder Updates machen

Einfache Wiederherstellung von versehentlich gelöshten Mails durch den Benutzer

Warum Managed Mail Archive?

nach §147 Abs. 1 der Abgabenordnung sind (unter anderem) jegliche nach außen gerichtete Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird, geordnet aufzubewahren. Beispiele hierfür wären Rechnungen, Angebote, Mängelrügen oder Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch, wenn die Korrespondenz per Email versendet wird. Die Aufbewahrungsfristen solcher Dokumente sind bis zu 10 Jahre.

Email Anhänge müssen ebenfalls archiviert werden, sollte die Email sonst unverständlich oder unvollständig sein.

Bei gerichtlichen Auseinandersetzungen können Emails, die rechtssicher archiviert wurden, als Nachweis angeführt werden, da diese revisionssicher abgelegt im Archiv sind und dort unveränderbar sind.

Archivierte Emails können über das Outlook Plugin direkt gesucht und von dort aus weitergeleitet oder beantwortet werden.

Enduser können selbst aus dem Archiv Mails wiederherstellen, ohne einen Admin kontaktieren zu müssen

Auch im Archiv besteht die ursprüngliche Ordnerstruktur, man findet sich also gleich wieder zurecht